本版块介绍师生因公出国（境）管理、审批、报销方式等相关信息。

 

【最新消息】按照上海市外办的最新指示，国港办只授权自主审批单位（譬如交大）审批教职工赴香港出访不能超过5天（含往返），赴澳门不能超过4天（含往返）的审批权，超过天数的申请无法受理。（学生不受限制）

 

必读！点击查看：《太阳集团城网站2003因公临时出国（境）管理办法》

 

一、教师因公出访

出访预报

若未在年底提前做第二年的出访预报（如2024年底未做2025年的预报）或实际出访与预报情况不一致时，请提交补充说明：扫码或访问链接https://wj.sjtu.edu.cn/q/HnBeT6WS  录入计划外出访清单

 

出访申请
说明：出访前需完成因公出国（境）的申请，并审批之后获得批件，拿到批件后才可因公出国（境）。

因公出国境手续办理（2条线）：
1、【院内审批】先线下完成院内审批，即填写《因公出国（境）审批表》，点击下载：太阳集团城网站2003因公出国（境）审批表-2023.03修订版

请联络各部门完成审批（学院领导签字暂时空着），交到学院合作交流办（学院A楼3-101B），学院办公室负责请领导批示，并扫描返还给您，原件由办公室留存；
2、【交我办报备】完成院内审批后，需要线上"交我办”—“国际交流”板块，发起“因公出国境申请”（注意：需要上传外方邀请信）
3、/Data/List/FAQ FAQ指南

线上"交我办”审批完成后，您会收到系统邮件，请根据邮件指导，保存批件。

 

后续步骤：

有普通公务护照且未过期：办理签证。签证办理指南查询：学校出入境中心网站

无普通公务护照/护照过期：办理普通公务护照-办理签证

 

【普通公务护照办理】

1、查询公务护照是否过期：点击：我的外事 - 交大外事SJTUFAMS 或公众号“全球交大”-资讯公告-证照查询

2、如果需要新办普通公务护照：
出访人带着批件、身份证原件+复印件、所有材料，到学校出入境中心（东晖园3号楼一楼大厅），提交材料。学校出入境中心将协助预约前往上海市外办办理材料的号。所需材料连接：https://global.sjtu.edu.cn/cgcj/view/index/982 
出访人按照号的时间，去市外办办理就行。公务护照出来比较快，基本一周左右。

 

建议一旦收到了外方邀请函、基本行程已定之后，就尽快做线下、线上，两条线的出国境申请

 

因公签证：
所有办理所需的材料可以在“学校出入境中心网站”上找到；建议您在准备材料前，可以在“XX国驻华使馆”的网站上再查一下。
办理签证所需保险：1）可以在办理护照当天现场购买，但一般排队较久；2）学校推荐在亚美国际官网上自行购买
出差证明：可以在网站（https://global.sjtu.edu.cn/cgcj/view/index/986）上下载，需填写好相关信息

 

重要事项说明：

1. 教职工因公出访须严格按照每年申报的“因公出国（境）计划预报”出访。预报将于前一年年底正式启动，请及时关注邮件通知。

2. 不受理距离出访日不足15个工作日的出国（境）申请，以及距离出访日不足30个工作日（局级领导干部为45个工作日）的赴台申请。

3. 教职工因公出访须校内审批通过后才能出访。

   1）未经审批通过（以出入境管理与服务中心发送的审批完成邮件及短信通知为准）不能出访。

   2）未经审批后出访，申请人需自行承担一切责任和后果（如无法报销等）。

   3）实际出访时间与批件时间不符（如早于批件中离开中国大陆日期，或晚于批件中抵达中国大陆日期，申请人需承担一切责任与后果，如无法报销等）。如需临时增加行程，必须于出访前完成“更改批件审批流程”。 

4. 出访时间：教学科研人员出国（境）从事教学科研活动的申请根据实际需要审批时间，一般每次出访不超过14天（含离、抵我国国境当日）。超过14天的，需由本人提交任务说明，经院领导审批批准后，提交国际合作与交流处，按规定流程审核完成。行政人员出国（境）从事非教学科研活动严格按照团组总人数不得超过6人，一次出访不能超过3个国家，在外停留不超过10天（含离、抵境当日）的规定执行审批。

5. 护照有效期：出访人需主动跟进审批，关注流程，收到审批通过的通知邮件后尽快到出入境管理中心办理或更新护照、申请签证事宜。出访人应关注自己的护照有效期，按照规定，自出访回国之日起因公护照还应至少有半年有效期，港澳台通行证件至少有三个月有效期，否则需更新护照或通行证后才能申请出访。

6. 注意时差：出访人应严格计算好往返时差，财务处报销时护照上的出入境记录日期必须不超出批件上的行程起止日期， 否则无法完成报销。

7. 更改行程：如需更改行程（出于非不可抗力原因），比如延长出访的前后时间或增加邀请单位，行前需提供新的邀请信，并完成更改批件申请。访问出发后将无法更改批件。

8. 更改机票：任何由于机票的原因（买不到机票、改签航班、价格太高等）导致行程改变并需要更改批件的申请需在行前申报，并完成更改批件申请，访问出发后将无法更改批件。

10. 上交护照：出访完成回国（境）后应在7天内向学校出入境管理与服务中心上交因公护照（港澳台出入证件），逾期不交或不执行证件管理规定的单位和个人，暂停其出国（境）执行公务。及时上网填写回国总结并报销。未出访的人员需及时登录审批系统取消行程或终止审批流程。

11. 长期因公出国：出访行程为三个月及以上的视为长期因公出国（境）任务，出访人需完成校内审批流程，持因私护照出访。

12. 长期出国（境）期间的出访：长期出国（境）期间短暂回国或出访其他地区的行程，如需报销，也需要提前完成因公出国（境）网上审批流程。

 

 

 

 

 

二、学生因公出访

本科生、研究生因公出访，同时还需填写如下两材料，一并在交我办系统中提交。

点击下载：学生出访申请  注：请在系统中提交签字后的文件。其中项目负责人栏目不必签字；教务办、思政老师、班主任栏目需要签字。

点击下载：本科生海外交流项目责任告知书

 

相关问题咨询：

学院合作交流办公室

021-34205933 （周一至周五，上午8:30-11:30，下午13:30-17:00）